凡事豫则立,不豫则废——全面预算之定额管理解析


“凡事豫则立,不豫则废。言前定则不跲,事前定则不困,行前定则不疚,道前定则不穷”——《礼记·中庸》

引言

凡事应提前谋划才能取得成功,全面预算管理已经成为现代化企业不可或缺的重要管理模式,作为管理会计的一项重要职能,通过严密的计划与控制以规划经营目标。为了实现经营目标,管理会计要对各项工作逐步分解,使之数据化、具体化,遂采用会计、数学、统计等多种专业算法,其中定额管理用灵活的模式表达极其复杂的经济活动,并揭示其内在联系,为企业计划预算提供第一手信息。

定额管理作为全面预算的有效支撑工具,实践起来却是举步维艰,定额管理不到位,全面预算变为无源之水,无本之木。

定额管理现状

目前企业的定额管理,大多以人工统计、人工调整、人工审核的形式,每隔3-5年才对定额标准进行一次修订,这样就存在编制工作量大、时间跨度长、对日常消耗情况缺少有效控制和分析等问题。

面对人工编制定额难题,亟需提高生产经营中消耗数据及对应产量数据处理自动化程度。通过对近年数据的整合,结合企业战略规划,科学设定定额,并及时监控定额执行,对差异进行预警,以实现定额数据的快速生成、实时传递及长久存续。

定额管理难点

1.数据难理

一项工作会造成多项费用,理清所有相关费用涉及跨部门协作,各部门需及时对各项费用关系检查核对、查漏补缺,而这部分原不在部门职责范围内的工作推行难度很大,若不能保证数据的完整性和准确性,将直接影响定额制定。

另外,每项费用的可标准化程度不同,需从可标准化程度高的部分向可标准化程度低的部分逐步标准化,标准化的过程实则是规范业务流程的过程,涉及较强专业知识与丰富管理经验,这造成数据梳理难度的增加。

2.数据难定

定额管理涉及多个部门的数据,在没有专业软件的辅助时,往往需要经过反复协调与核对,数据处理的效率低,产生企业无效成本。加之定额管理的推行会遇到一些利益关系的阻碍,导致定额数据难以确定。

3.数据难用

定额管理制度不健全,编制方法不科学,甚至脱离实际,使现行定额与生产实际不相符,在定额执行过程中,反而会导致设备利用率和劳动生产率降低。另一方面由于缺乏系统的人员培训,造成定额执行不到位。

4.数据难变

定额管理在编制完成后,在出现现行定额与生产实际不符时,缺乏相应的制度体系和技术条件进行实时监控,定额管理变得形同虚设。

定额并非是一个不变量,它受科学技术发展、劳动力市场、原材料市场等多种因素变化影响,这也在很大程度上增加了定额调整的难度。

定额管理建设方案——以煤炭企业定额管理为例

1.数据易理——定额基础关系映射

定额基础关系映射是定额管理的基础,通过构建具体物料与科目、设备、成本中心的对应关系,保证物料在领用时归集至正确的成本中心、设备类型、会计科目。由于映射完整度直接影响生成定额的准确性,各部门应定期检查核对基础映射关系,及时查漏补缺。

2.数据易定——定额编制

定额编制一般以年度为编制期间,年度定额编制是基于历史消耗数据及产量数据,计算下一年定额标准的过程。将分散在经营系统、生产系统的数据归集汇总,根据基础关系映射,生成建议定额,由管理者结合经营计划形成定额调整意见,再层层传递至各成本中心,以保证年度定额标准符合公司实际生产经营情况。

3.数据易用——定额执行与预警

定额执行即对当前期间累计消耗情况及对应产量进行实时统计,计算当前期间累计实际消耗情况,并与年度定额标准进行对比,对存在的差异进一步分析,从而实现日常实际消耗的实时管控过程。另一方面,定额的执行情况为下一期间的预算编制提供了依据。

定额预警是通过数据对比,实时反映消耗情况异常的一种消耗管控手段。根据物料的消耗数量及金额量级,以及在生产中的重要程度,对各类物料的预警比例及预警频率进行分级配置。比如个别消耗量大且稳定、线性的物料预警比例区间较小。预警频率分为月度(重点关注,消耗频繁)、季度(消耗较多但周期较长)、年度(非重点关注或消耗周期特别长)。

4.数据可变——定额分析与调整

通过分析当前定额与实际生产的差异,一方面,对于业务流程中出现的问题可及时纠正,不断提高企业生产管理水平,实现财务数字赋能业务流程;另一方面,随着经营水平与技术水平的进步,对于现行定额进行定期修订和调整,使定额在相对稳定的基础上长久存续。

定额管理为全面预算提供了数据支撑,预算的执行情况反馈了定额合理性,两者互为支撑,通过持续优化业务流程,真正实现数字赋能。

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