久其开票机器人——智能化开票业务支撑体系的探索与实践


对于大型企业集团而言,物资采购是企业运营过程中很重要的一环,绝大多数企业集团均已建立自己的物资公司,可通过集中采购形成规模效应,有效节省企业物资采购成本,然而随着规模化采购业务的开展,很多问题也随之产生。

场景一:一家单位对应上百家兄弟单位,每天开票数以万计,财务人员变身开票员,每天的工作忙于完善核对开票信息及物资明细信息、开票、打印、盖章、分页等事务性工作,让财务人员不胜其烦!

场景二:快递寄送发票、兄弟单位人员线下收票、上传发票附件、提请付款申请、款项支付,一个环节出问题,物资款都没有办法及时收回,应收账款高居不下,也无法及时给予供货商回款,“清欠”成为物资公司的老大难!

一、前沿探索

2020年4月,久其软件再次牵手陕西地电,与其二级单位陕西省地方电力物资有限公司(以下简称“陕西地电物资公司”)合作,开发税款管理平台。在满足当下各级机构审计监管要求的前提下,着力解决如何提高大批量纸质发票开具申请、信息匹配、发票开具、集中打印及账务处理等操作在人工作业环境下差错率高、效率低下的问题,利用信息化的手段,引入RPA技术、智能化设备,建立规模化开票业务的技术支撑体系,为推进专票电子化应用提前布局。

二、数字化实践

陕西地电物资公司与久其软件经过多方调研与探讨,从业务角度出发,整合现有的各个信息化系统资源,综合考虑平台的易用性和前瞻性,规划了整体的解决方案。通过软件技术与硬件设备(开票智能机器人)的深入融合,实现了业务、税票、开票与核算的四端合一,充分满足了公司税务发票管理要求。

经过3个月的建设,系统已经正式上线运行并取得较好成效。建设内容如下:

业务端:建立自动分拆机制,贴合电力输配电网物资管理的特点,在业务端实现业务数据自动组合拆分,形成发票申请所需的初始业务单据信息。

税票端:建立业税转换机制,将业务申请开票数据自动转换为税票发票信息,自动匹配物料、税收分类信息,生成待开发票信息及物料清单。

开票端:自动同步税票端开票信息及物流清单,应用一体化开票机器人,实现发票号码自动匹配,纸质发票自动开票、拆分、裁剪、盖章等功能。

核算端:自动匹配开票数据及发票信息,生成凭证数据。

最后,通过深度融合的税票管理平台模拟电子发票影像、清单,自动回传至业务系统(资产系统)。规避了寄票、收票、转换电子信息、上传业务系统、提请付款申请等一系列繁杂操作。实现了整体开票流程自动化,高效推进物资采购方的付款流程,减少了公司应收账款额度,大幅度提升公司资金周转率,有效防范经营风险和税务风险,提高企业回款效率。 

三、展望

国务院发布的《国务院办公厅关于进一步优化营商环境更好服务市场主体的实施意见》,提出“2020年底前基本实现增值税专用发票电子化,主要涉税服务事项基本实现网上办理”。这意味着专票电子化改革拉开了序幕,伴随着发票电子化的深度应用,企业的管理制度、工作流程都需要进行革新,企业原有的信息化平台是否能够适应性的调整来承载发票电子化的需求,是企业能否快速响应变革的关键。

建设税款管理平台,不但解决了陕西地电物资公司当前的问题,也为专票电子化提前布局。一旦开放此项业务,企业可快速响应,只需对现有平台稍加改造,即可完成专票电子化的深度应用。因此,税票管理平台的建设不仅仅是着眼当下,更是对未来专票电子化的探索与实践。

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