浅谈财务共享服务中心运营管理


随着财务共享服务中心在中国的快速成长与发展,很多大型企业集团的财务共享服务中心逐步进入了运营成熟期,企业的关注点也从业务流程标准化、降本增效等方面转向运营体系的完善与管理创新。因此,财务共享的产品能力及技术能力也面临着诸多挑战。

久其财务共享产品从财务共享服务中心的“作业质量提升、绩效管理强化、信用评价体系完善”三个方面进行探索和研究,形成了财务共享运营管理“三叉戟”,即质量管理、绩效管理、信用管理,推动财务共享服务中心的长远发展。

遵循美国质量管理专家休哈特博士提出的全面质量管理方法,即PDCA循环:Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查) 和 Act(处理),以提高财务共享服务中心作业质量为目的,实现单据填报及审核质量检查及监督,分析原因并采取纠正措施,把经验纳入标准、制度,进行标准化质量管理。

例如:某财务共享中心计划针对上月借款金额大于20000的业务进行全面抽查。

制定并下达质检任务:质量管理员选择借款单,并设定金额大于20000,质检类型为全面质检(也支持按照百分比或单量进行抽查),设定完成后下发质检任务。

质检:质检岗收到质检任务并进行抽样,针对抽样结果进行逐一质检,针对不合格的业务处理可标注质检问题,如借款附件不齐全、摘要内容不规范等,并发送给对应的作业人员进行整改。

整改、申述:作业人员进行收到整改待办进行业务整改,如果对质检结果有异议,也可进行申述。

质检报告:质检完成后系统可自动出具质检报告。

质检分析:可按照组织、时期、问题类型等多个维度进行质检分析,针对分析结果对作业人员进行关键问题培训及宣贯,提升作业处理质量。

质量管理不仅可以提升财务共享服务中心的作业及服务质量,也对整个企业的财务核算质量和核算标准进行了高度统一和规范。

财务共享服务中心进入成熟运营阶段,对于绩效的管理需求更加细化,通过对于单据量、质、效的统计,借助BI工具实现任务量的可视化,基于数据积累逐步提升共享中心的管理运营透明度。

例如:某财务共享中心分别制定了定量和定性指标,如单据量、处理时效、服务满意度等,并对指标进行权重划分,制定了完善的绩效管理方案。

绩效指标:定量指标的原始数据由系统后台生成,数据来源于共享中心作业平台(含影像处理)和质量管理。定性指标可结合财务共享服务中心自身情况进行设定。

考核对象:绩效考核的参与者涉及到财务共享服务中心的各个岗位,支持按月度、季度、年度、不定期等周期考核,以及对关键KPI的日常监控和预警。

绩效看板:提供财务功能大屏看板,实时、直观查看作业处理情况。

绩效管理主要针对财务共享服务中心作业人员的业绩考察和评估,实现人力资源控制和配备的有效提升,最终形成一个积极向上的良好工作氛围,进一步提高企业财务管理的效率。

随着共享中心成熟度越来越高,对于智能审核、自动审核的诉求越来越高,而基于信用管理标签的业务分流机制是对智能审核的重要输入,基于日常积累的信用值,系统可以根据自动校验的结果,实现信用评分的场景化应用。

例如:可设置信用评价事项,如报账及时性、单据填写规范程度等,每个事项可设置分值权重,系统可根据规则引擎计算每个员工的信用分值进行优先派单。

评价事项:根据日常单据填报的规范性制定评价事项。

评价方式:可进行分值评价和等级评价。

评价应用:信用分值不仅可以为员工报账的审批审核优先顺序提供依据,同样可纳入人资绩效考核范围,形成信用评价档案,作为激励员工的指标之一。

信用管理即对员工的提单提出了更高的要求,建立员工报账信用评级,从报账源头累计业务人员的信用值,行成了“高信用,优先审”的共享审核模式,提升了单据的填报质量。

久其财务共享也将持续从产品赋能及技术创新的角度,应对财务共享服务中心整体进入智慧运营的环境,从各个环节洞察业务及需求变化,真正推动财务共享服务中心的运营管理。


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