行政事业单位国有资产管理与财务管理相结合的实践与思考


自笔者所在地区行政事业单位资产管理职能于2015年底正式划归到财政部门管理后,在认真学习各项资产管理文件、制度的基础上,笔者也积极进行资产管理与财务管理相结合的探索,将实践中产生的想法与具体实际相结合,并取得了一项资产与财务互联互通的软件著作权证书,希望借此机会把这些心得与诸位资产管理同仁做一分享,欠妥之处还望不吝赐教。

一、资产管理与财务管理相结合的初期探索

2016年1月始,区属行政事业单位首次开展资产管理信息系统的培训,旨在将各单位的资产数据录入到财政部统一使用的久其资产管理信息系统中,但由于此前各单位使用的软件资产卡片数据格式与久其系统的数据格式不同,致使数据迁入成为一个难题。经过多次研究讨论,通过技术手段将各单位在原系统中的数据自动转换成了久其资产导入模板,资产管理人员只需进行数据核对、确认信息完整无误,导入新系统即可。此举不仅节省了资产管理人员的工作时间,也大幅减少了录入工作量,保证了数据的完整和准确。随后又对导入的数据与各单位财务账进行逐一核对,发现资产系统中固定资产和无形资产的原值与财务平台中的一致性的存在偏差,并借由2016年全国的资产清查工作的契机,对各单位上报的数据质量进行严格要求,保证了资产系统与财务平台数据的一致性。通过资产清查工作,不仅核对正确了各单位在资产系统中的固定资产与无形资产,也摸清了往来款项、对外投资、负债、净资产等情况,纠正了已录入系统的资产卡片中的诸多错误,有些单位甚至还发现了财务账上多年来的一些会计差错,对资产管理人员与财务人员均起到较好的督促作用。

二、资产清查中面临的问题及原因分析

(一)存在的问题

在实际工作中,由于部分单位 “看重财务管理、轻视实物管理”的思想,单位内部缺乏对资产管理工作的重视,致使一遇资产清查或专项检查,问题就集中涌现,给财政部门、主管部门、行政事业单位的资产管理工作带来阻碍,发生的问题总结如下:

1、部分单位由于历史原因,“固定资产账”的设置不太规范,致使在清查工作中翻阅了大量的会计凭证才能录入固定资产、无形资产等数据。

2、有些单位未设置专职资产管理人员,遇有相关工作时再临时抽调人手,而选派的人员对财务或资产管理不甚了解,只是以完成工作为目的,行政事业单位资产管理的质量难以保证。

3、个别单位资产管理人员受业务水平局限,对于某项资产是否该计入“固定资产账”凭主观判断,也缺乏与会计人员的沟通,导致“资产账”与“财务账”的数据相差甚远。对于新购置或核销的资产,没有和财务形成良好的沟通,单边记账的情况时有发生,无法做到账账相符。

4、财政部门资产管理的对象是行政事业单位的全部国有资产,如“往来款项”、“对外投资”等资产也在管理范围,故资产管理工作需要与财务人员通力配合。但多数单位的会计人员并未参与进资产管理工作中,而是由资产管理人员代劳,这种情况严重制约了资产管理工作的发展。

(二)原因分析

1、部分单位对资产管理不重视

有些单位,对国有资产管理认识程度不高,责任意识不强,落实资产管理措施不实。财务人员相对稳定,但资产管理岗位难以实现专人专职,未能引起单位领导的重视。同时,在制度设计方面缺乏与国有资产有关的信息公开等要求。

2、日常管理制度执行不严格

在单位内部未按固定资产管理职能构建资产、财务、使用部门多方协调一致的联动管理机制,资产购置、处置审批和清查盘点制度落实不严格,固定资产管理业务流程不规范、不顺畅。

3、相关人员专业理论和技能根底不扎实

新形势下国有资产管理对相关管理部门和人员专业素质提出了很高要求,多数单位资产管理人员欠缺,业务水平有限,考核和评价机制不健全,对业务知识不懂、不会、不学的问题比较突出。

三、解决存在问题的建议及措施

(一)解决问题的建议

一是增强资产管理人员的责任意识,细化人员分工,规范国有资产管理的业务流程,使资产管理在行政事业单位内部真正落到实处。

二是加强制度建设,建立健全财政部门、主管部门、行政事业单位各层级的国有资产管理制度,为国有资产管理工作提供完善的制度保障。

三是规范资产管理活动,按行政单位、事业单位两个国有资产管理办法及相关文件规定的程序和权限,实行严格的审核、审批制度。

四是应充分发挥信息化的优势,积极开发利用国有资产管理信息系统,将单位的资产管理与财务管理紧密结合,及时反映单位的资产情况,不断增强国有资产管理的信息化水平。

(二)采取措施

通过资产清查和2016年度的资产报表工作,笔者对行政事业单位在资产管理方面存在的问题进行了归集,主要有:资产管理人员业务水平有限、资产管理与财务管理“两张皮”、未设置专职资产管理员、资产管理人员与财务人员沟通不畅等情况。这其中最大问题就是资产数据和财务数据严重脱节,不能保持一致。如在2016年度行政事业单位资产报表工作中,发现有些单位再次出现资产和财务数据不一致的情形,且是在资产清查审核完成与数据完全一致后又出现的新问题。究其原因,主要是单位资产管理人员或财务人员没有及时记账,双方没有形成良好的沟通,导致单位的资产管理质量难以保证。笔者认为:从一定意义上来说,资产管理与财务管理相结合才是提高行政事业单位资产管理水平的有效途径,实现资产系统和财务平台的互连互通,将在一定程度上解决上述问题。

2017年初,笔者所在单位启动了资产管理信息系统与财务平台的对接工作,期望通过两个系统的连接,实现财政部门对国有资产的动态管理,将各单位的财务管理和资产管理工作紧密结合起来。经过多次调研和可行性分析,2017年9月,久其资产管理信息系统与财务平台成功对接,实现了“自动核对”和“机制凭证”两大功能。

其工作原理是:

  • 第一步,对于固定资产和无形资产的增加、减少、调整、折旧、摊销均要由资产管理人员在资产系统中发起并推送至财务平台;

  • 第二步,财务平台根据推送的数据自动生成会计凭证,财务人员保存该凭证后,再自动将部分信息推送回资产系统;

  • 第三步,资产系统根据财务平台回传的信息对资产卡片或业务单据进行自动完善并正式入账。

当资产与财务数据不一致时,会在双方系统中实时发出预警提示,告知双方余额出现不平及所差数额等信息。同时,在预警提示信息中增添了人性化设计,两个系统会分别告知单位财务人员和资产管理人员,尚有未处理的资产单据或会计凭证,提示双方及时做出修正。此举既实现了资产管理人员与财务人员互相监督、实时对账,又实现了两个系统间对资产管理诸多事项的闭环管理。让每一笔资产类业务都由资产和财务共同完成、相辅相成,资产与财务各自为政的情况得到了解决。更重要的是,系统内所有预警提示,还可以实时推送给主管部门和财政部门,使管理者第一时间知晓所辖单位出现的情况,给资产管理工作提供帮助。

2018年,为适应政府会计改革快速推进和权责发生制政府综合财务报告制度改革需要,协助财务及资产管理人员规范会计核算、做好新制度推行后的资产管理工作,提前要求区属单位将固定资产六大类与无形资产明细科目在久其资产系统与财务平台中核对一致,保证各单位在政府会计制度实施以前将资产明细分类核对一致,为新政府会计制度实施后资产系统按大类为财务平台推送信息,尤其是折旧和摊销奠定了基础。

2019年初,在完成全区预算单位资产明细分类核对的同时,又对两个系统原有软件接口进行升级,做出了多项积极配合政府会计制度实施的改变,使之达到适应新制度的目的。在新会计制度实施首月将以前年度补提折旧(摊销)顺利解决,在新制度实施首年的年终结账前顺利完成全年12次折旧(摊销),资产年报工作在折旧(摊销)的验证上也顺利通过。笔者认为:资产与财务两个系统中通过软件接口连接和验证实现固定资产与无形资产明细科目数据一致,即使这两类资产在两个系统中总数一致,但分类不一致,也可以实时报错并推送给财政部门和主管部门。

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四、实践中发现的其他问题

目前,有些财务人员对资产系统与财务平台的结合缺乏重视,甚至有财务人员对资产管理人员推送的数据不做任何修改和甄别,照搬入账。笔者认为,资产管理人员操作的是资产类的基础数据,资产管理信息系统本就属于财务平台的明细账,而哪种资产应计入固定资产或者计入多少还是要由财务人员根据财务规则做出判定,会计对此有最终决定权。该说法的政策依据源自《行政单位财务规则》和《事业单位财务规则》。而资产管理人员应根据财政部35、36号令和各地方制定的资产管理办法做好购置、使用、处置等工作,在资产管理办法中并未提及固定资产的计入标准,而恰恰在行政和事业单位财务规则中对固定资产入账的标准和限额有明确表述。因此,该软件接口的流程也充分体现了这一点,虽然是资产管理人员在资产系统发起并推送至财务平台,但财务人员要进行最终定夺,如财务人员认为数据有误,可以要求资产管理人员收回推送数据并修改,但如果财务人员认为推送信息无误并进行保存后,资产管理人员不能再收回所推送的单据。

实际上,这种情况仍根源于财务人员对资产管理的不重视。《行政单位财务规则》第六章和《事业单位财务规则》第七章中分别对财务人员的国有资产管理职责提出了明确的要求,财务人员和资产管理人员应当分别遵循财务规则和资产管理办法,两个制度既有结合又有分工,不存在任何矛盾之处,双方应各司其职,明确责任。

综上所述,笔者认为搞好行政事业单位资产管理工作,财务管理与资产管理相结合是必不可少的一环,也是基础中的基础,只有财务与资产能够实时保持一致,才是未来资产管理发挥潜能的前提,任何资产管理活动都要从账账相符起步。如今,行政事业单位资产管理工作已经迈出了坚实的第一步。在此基础上,需再接再厉,继续完善行政事业单位国有资产管理的每个环节,向着资产管理与预算管理相结合的终极目标坚定迈进。

作者:关超,就职于天津市河西区财政局

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